En tant que chef d’Entreprise, il est normal d’avoir envie de «toucher à tout», en essayant de jongler avec toutes les tâches liées à la gestion de l’Entreprise. Mais cela ne peut durer qu’un certain temps, avant que la responsabilité de certaines de ces tâches ne deviennent pesante. Au fur et à mesure que votre Entreprise se développe, les demandes augmentent. Il arrive un moment où votre Entreprise prend de la hauteur, et vous ne pouvez plus la gérer seul, même si vous disposez de ressources nécessaires pour embaucher. C’est à ce stade que certains gérants d’Entreprise décident de poursuivre seul leurs activités, de plus en plus submergés par la demande, et ne pouvant plus maitriser la charge de travail. À ce stade, il est crucial que vous choisissiez de déléguer efficacement pour éviter les épuisements, et avant que cela n’atteigne votre vie personnelle.

La délégation ne doit pas être un casse-tête. C’est en effet l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire en tant que gérant d'Entreprise. Il s’agit moins de se libérer d’un certain contrôle que d’accroitre la productivité et l’efficacité de votre Entreprise.

Dans chaque Entreprise, un certain nombre de tâches principales doivent être effectuées régulièrement. Ces tâches, bien que critiques, peuvent ne pas être dans les cordes du gérant, et sont donc placées au bas de la liste des tâches à effectuer ou, pire, mal les exécuter. Alors, au lieu de s’obstiner, pourquoi ne pas commencer par déléguer ces tâches?

Voici pourquoi il est temps de faire appel à un SmartPA:

Une myriade de compétences

La plupart des Assistants Virtuels (AV) possèdent des compétences spécifiques telles que la gestion des réseaux sociaux, la comptabilité, la gestion des affaires, la planification d'événements, le marketing, etc… Vous pouvez choisir l'expérience et les connaissances du domaine que vous souhaitez, et trouver le partenaire idéal. Il est toutefois important de garder à l’esprit que, à mesure que vos exigences augmentent, la probabilité de trouver un expert avec une expertise dans tous ces domaines, diminue. Il est évident que si vous arrivez à le faire, une prime vous sera demandée.

Multi-facettes

Le rôle d’un AV peut couvrir de nombreux aspects, qu'il s'agisse de la saisie de données, la rédaction d’un document ou le marketing. Il est important d’expliquer clairement ce que vous voulez, afin d’obtenir le meilleur résultat de votre Assistant - si vous n'êtes pas sûr ou si vous restez imprécis sur vos besoins, vous ne pourrez peut-être pas obtenir le bon SmartPA, ou il aura peut-être du mal à fournir ce que vous recherchez.

Plus pour votre argent

L'avantage financier qu’un SmartPA représente est plus que convaincant. Compte tenu de la structure flexible de nos Assistants, vous pouvez décider de bénéficier d'un soutien relativement léger (environ une heure par jour) pour atteindre un service plus complexe. Cette flexibilité signifie qu'il n'y a pas de contrat à long terme, ni de problème potentiel liés à l’embauche des Assistants internes, comme les charges du personnel ou les avantages salariaux, etc…

Un aspect important à considérer est le fait qu’une heure de votre temps vaut beaucoup plus que celle d’un AV. Il est plus logique, sur le plan financier, d’investir dans un AV pour couvrir vos tâches critiques, que pour vous de passer ce même temps à ces tâches.

Un AV est également plus productif et efficace qu’un Assistant en interne. Réfléchissez au temps perdu sur une journée de travail, alors qu’avec un AV le temps de travail sera évidemment plus efficient chaque jour ou chaque semaine.

Le service Clients

Pour les entreprises qui ont besoin d'un service clients exceptionnel, engager un SmartPA peut être la meilleure chose à faire. Elles peuvent ainsi s'assurer de ne rien manquer en gérant les communications clients via les e-mails, et les réseaux sociaux. Avoir quelqu'un dédié à des tâches comme celles-ci vous soulage, et vous donne le temps de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux. Il fournit également une cohérence, et protège votre marque en étant à même de répondre à vos clients de manière efficace, professionnelle et performante.

La délégation

La délégation est l’une des compétences les plus importantes que doit avoir un chef d’Entreprise, une fois que celle-ci a pris de l’ampleur, et qu’il est désormais impossible de s’en sortir seul. Déléguer à un SmartPA est la meilleure chose à faire pour commencer. A mesure que l'entreprise grandit, vous pouvez externaliser davantage et renforcer votre équipe dans des domaines que vous avez identifiés au fil du temps. De nombreux gérants d'Entreprise hésitent à faire ce premier pas, mais une fois qu'ils ont constaté ces avantages, ils deviennent beaucoup plus efficaces dans leur entreprise avec une productivité en augmentation exponentielle.

Faire partie de votre équipe

Votre AV peut commencer par des tâches de base, mais à mesure que la confiance et les compétences grandissent, vous commencez à les utiliser en tant que partie intégrante de votre équipe. Ils peuvent travailler dans un lieu éloigné, et pendant un temps relativement court (par rapport à un assistant en interne), mais leur dévouement envers vous et votre Entreprise sera sans égal.

Les assistants virtuels constituent le point de départ idéal pour permettre aux gérants d’Entreprise de faire preuve de souplesse en matière de délégation de pouvoirs. L’envergure d’un SmartPA est si vaste que vous pouvez sous-traiter toutes sortes de tâches, à commencer par la gestion de vos emails,  la comptabilité ou le marketing. Vous avez ainsi plus de temps pour faire ce que vous faites le mieux, pendant que l’AV prend en charge toutes les tâches fastidieuses chronophages. C’est un ‘win-win’, tant sur le plan financier que sur la productivité de votre Entreprise.

Charlotte Frank, Partenaire SmartPA

Charlotte a accompagné des cadres à Londres en tant qu'Assistante Personnelle pendant 17 ans, avant de se lancer dans la gestion de projet au sein d'une Banque d'Investissement Internationale. Les compétences clés de Charlotte résident dans les tâches administratives essentielles, ainsi que dans la gestion des événements, la gestion des projets, la recherche, l'analyse de données et la création de documents.