En général, les petites et moyennes Entreprises, et en particulier les TPE exécutent leurs tâches administratives le soir, pendant les week-ends ou dans des moments qu’ils pourraient utiliser pour de la prospection. Ces tâches demandent du temps et de la concentration.  Ne pas les exécuter correctement dès le début, peut signifier devoir y passer du temps, puisqu’il faudra corriger les erreurs.

Un des premiers enseignements à tirer d’une Entreprise, consiste à rationaliser et à traiter vos travaux administratifs de manière à ne jamais perdre de temps à chercher quand et comment il faut le faire. Quand vous vous sentirez prêt, et que cela devient nécessaire, il est impératif d’externaliser cette partie auprès d’un professionnel.

Pourquoi rationaliser le process Administratif?

  • Pour améliorer l'efficacité de l'ensemble du process
  • Pour partager les idées, et éviter toute confusion et marge d'erreur
  • Pour diminuer le temps passé sur les tâches administratives
  • Pour éliminer la sensation de débordement dans l’exécution de ces tâches
  • Une plus grande précision des informations mises à jour
  • Pour identifier les besoins en formation 
  • Pour être conforme à la législation

Alors par où voulez-vous commencer? .....

Voici les étapes de chaque tâche administrative

1. La responsabilité

Qui est responsable pour exécuter la tâche? C’est surement facile de répondre si vous êtes un «one-man band» qui s’occupe de tout! Toutefois, si vous avez du personnel, rappelez-vous que la communication est la clé! Demandez aux personnes concernées de noter ce qu'elles font et quand elles le font. Peut-être qu’elles ont déjà envisagé leurs propres suggestions, ou bien même des mesures qu’elles ont déjà prises pour améliorer le process.

2. Les dépendances

En référence au modèle de gestion de projet, plus précisément, la «gestion de la dépendance» est une bonne stratégie. "La dépendance est le moment où une tâche ou une activité dépend de l'achèvement d'une autre tâche, avant son démarrage ou son exécution, ce qui est le cas de la plupart des tâches administratives."

Quelle réalisation dépend de la tâche en cours, et quelle réalisation cela affecte-t-il si elle n'est pas achevée dans les délais ou pas du tout?

Un exemple simple pourrait être un contrat client. Si un contrat n'est pas soumis à temps, cela pourrait impacter sur la date de début du contrat. Un autre exemple serait la facturation: de nombreuses Entreprises passent beaucoup de temps à rapprocher les paiements, ce qui peut être automatisé et nous amène sereinement à la prochaine étape...

3. La technologie moderne

Les technologies modernes et les opportunités d’externalisation offrent de nombreuses solutions aux Entreprises. Quels sont les systèmes informatiques qui sont actuellement utilisés? Cette tâche pourrait-elle être externalisée? Pourriez-vous rationaliser cela avec un système automatisé ou un Assistant Virtuel?

Recherchez les services qui sont disponibles sur le marché, mais n'oubliez pas que même si l'intelligence artificielle peut rendre une entreprise plus efficace, rien ne remplacera jamais totalement les êtres humains, en particulier lorsque les clients sont impliqués.

4. La fréquence et le temps attribué

Combien de fois cette tâche doit-elle être exécutée, et à l’inverse, combien de fois cette tâche est-elle accomplie ?

Combien de temps dure cette tâche du début à la fin? Toujours prendre en considération le temps de validation.

Ces informations sont importantes si vous envisagez d'externaliser ou de remplacer la tâche par une technologie, car elles vous permettent de comparer les coûts et de calculer les économies que vous pourriez faire.

5. Les améliorations

Quelles sont les principales améliorations que vous souhaitez atteindre? Cela pourrait être économiser du temps, une validation simplifiée, une plus grande cohérence ou une meilleure utilisation de la technologie. Soyez honnête, vous pouvez avoir l’ambition que certaines tâches soient sous votre contrôle, ou bien vous pouvez souhaiter une refonte complète des services administratifs !

Il est important de gérer les changements en douceur. Assurez-vous de valider ces changements avec ceux qui sont impliqués ou affectés. Comme mentionné précédemment, la communication est la clé ; impliquez les bonnes personnes dès le début, rassemblez leurs idées et écoutez toutes les préoccupations.

6. Une réussite rapide

Une fois que vous avez passé les étapes ci-dessus, vous rencontrerez probablement des process inefficaces, et des améliorations évidentes à apporter. Discutez avec le responsable de la tâche, et prenez des mesures rapidement. Parfois, quelques modifications simples peuvent rendre le process plus rapide et plus efficace.

Fixez des délais. Il est important de surveiller toute amélioration afin de ne pas perdre de temps supplémentaire.

Pour intéresser votre équipe sur ces changements, faites appel à des experts pour partager leurs connaissances.

Rappel…. Porter plusieurs chapeaux n’est pas toujours pérenne, surtout si votre entreprise se développe. L'utilisation d'un logiciel automatisé ou l'externalisation vers une équipe administrative qualifiée vous apportera une plus grande flexibilité, augmentera votre visibilité et vous permettra de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux: développer votre entreprise!