admin tips

Lorsque vous êtes une petite Entreprise, le travail administratif est une des choses que vous n’avez pas forcément envie de faire. Vous aurez une préférence à vous concentrer sur des choses telles que, développer votre entreprise et prendre soin de vos clients. Malheureusement, l’administration est une activité nécessaire, essentielle au bon fonctionnement de votre Entreprise.

Mais ce n'est pas parce que les tâches administratives sont indispensables que vous êtes obligé de les faire vous-même. Il existe plusieurs façons pour vous libérer de ces tâches, qui vous permettront ainsi de dégager du temps. Cela dépend en grande partie de votre organisation. Une bonne gestion facilitera l’exécution de ces tâches tout en vous laissant suffisamment de temps pour vous concentrer sur le développement de votre Entreprise.

Voici 10 conseils qui peuvent vous aider à gérer efficacement votre jeune Entreprise:

1. Commencez la semaine du bon pied

Prenez un peu de temps le lundi matin (ou le jour où vous commencez votre semaine de travail) pour organiser les exigences administratives de la semaine. Par exemple, dégager du temps pour aller à la gym. Il est important de prévoir du temps pour cette activité afin d’éviter que le travail ne s’accumule. Une fois que vous avez organisé votre semaine, vous constaterez qu’il est tellement plus facile de répondre à vos besoins administratifs, et vous vous sentirez beaucoup mieux aussi.

2. Créez des listes de tâches à accomplir

Les listes de tâches peuvent être un moyen extrêmement efficace d’organiser vos besoins administratifs, et vous motiveront pour aller vers leur aboutissement. Vous pouvez prévoir de faire cela le lundi matin. Peu importe ce qui se passe cette semaine-là, prenez l’engagement de terminer les travaux de cette liste, sinon ils commenceront à s'accumuler et vous serez débordé.

3. Diviser les tâches en plusieurs parties

Des études ont montré que la décomposition des tâches en plusieurs petites tâches sont plus faciles à gérer, et peut rendre un projet beaucoup plus supportable et réalisable. Si vous avez eu tendance à remettre à plus tard une tâche administrative en raison de sa complexité, essayez de la scinder en plusieurs tâches plus petites. Très vite, vous constaterez que lorsque vous commencerez à cocher ces petites tâches de votre liste, vous aurez terminé les plus importantes en un rien de temps..

4. Procurez-vous un agenda détaillé

Vous avez très probablement déjà un agenda ou un autre outil pour organiser votre temps. Mais pour être vraiment efficace, vous devez y inclure le plus de détails possible. Assurez-vous que vous avez pris en compte non seulement des réunions importantes, mais également du temps pour terminer vos tâches administratives essentielles. Le plus important est de s’assurer de respecter l’emploi du temps, sauf en cas d'urgence. Les personnes qui réussissent sont ceux qui ont leur journée planifiée à la minute près.

5. Optimisez toutes les exigences de la saisie de données

La saisie de données peut être l’une des activités les plus longues et les plus laborieuses pour une petite Entreprise. Cela est souvent dû au fait que les gérants des petites Entreprises négligent la saisie de données, les reportant perpétuellement jusqu’à arriver à un point où ils n’ont plus d’autre option que de s’y consacrer. En gardant le contrôle de toute saisie de données, vous aurez l'impression que le fardeau a été complètement levé. Essayez de vous ménager au moins 10 ou 15 minutes chaque jour pour éviter les longues heures ennuyeuses passées à dactylographier des données.

L'une des activités les moins productives pour les gérants des Petites Entreprises consiste à répondre constamment à des courriels et à d'autres types de communication. Les appels téléphoniques ne peuvent évidemment pas rester sans réponse, mais la plupart des gens ne s'attendent pas à des réponses immédiates aux courriels. Le fait d'arrêter constamment ce que vous faites pour répondre aux e-mails peut entraîner une perte totale de concentration de la tâche sur laquelle vous étiez concentré précédemment. Cela peut prendre un certain temps pour vous remettre dans le bain. Essayez de couper cette tâche administrative en une ou deux parties de la journée, une fois le matin et une fois l'après-midi.

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7. Définissez des alertes pour les tâches et les réunions importantes

Si vous avez tendance à oublier les choses facilement, il peut s'avérer très utile de configurer des alertes pour vous rappeler les tâches et les réunions importantes qui nécessitent votre attention. Épargnez-vous la peine de regarder l'horloge en permanence, et laissez la technologie prendre le relais. Vous pouvez le faire de différentes manières. De nombreuses applications de calendrier vous donnent la possibilité de configurer des alertes. Vous pouvez même les envoyer par SMS si vous le préférez!

8. Effectuez des sauvegardes régulières pour éviter les désagréments

Il n’y a rien de plus non-productif que de perdre tout son travail, et de devoir recommencer à zéro. Beaucoup ont appris qu'il est important d'effectuer des sauvegardes régulières pour s'assurer que tout le travail administratif important soit sauvegardé en toute sécurité, si le pire devait se produire. Il est également conseillé de stocker des copies de vos sauvegardes hors site, par exemple, dans le cas où le bâtiment serait endommagé par un incendie. Après tout, mieux vaut prévenir que guérir!

9. Évitez de perdre du temps avec les activités qui détournent votre attention de votre travail administratif

Vous savez ce que sont ces activités, elles détournent votre attention de vos tâches administratives importantes. L’un des problèmes les plus courants peut être les réseaux sociaux ou la navigation sans objectif précis sur Internet pour éviter le travail administratif que vous trouvez ennuyeux. Essayez de créer un environnement où ces distractions ne sont pas présentes, afin que vous puissiez vous concentrer sur la tâche à accomplir, vous permettant ainsi d'obtenir des résultats plus rapidement.

10. Réservez une journée entière chaque mois pour la comptabilité

La mauvaise tenue des comptes est l’une des principales raisons de l’échec des Petites Entreprises. Une bonne tenue de gestion des dossiers financiers peut rendre la vie d’un gérant d’une Petite Entreprise beaucoup plus facile. En plus de simplifier votre déclaration de revenus, cela vous permettra également de prendre des décisions financières avec une meilleur visibilité. Y a-t-il un moment du mois où les activités de votre entreprise sont plus calmes? Essayez de réserver un jour chaque mois pendant cette période pour la comptabilité. Cela peut ne pas sembler être une astuce efficace, mais le temps que vous gagnerez à long terme est incroyable. De plus, vous aurez toujours la certitude que vos comptes sont à jour. Vous n’aurez plus de nuits blanches, ni à vous soucier des feuilles de calcul et de cet amas de reçus non-rangés sur votre bureau.

Y a-t-il une autre solution?

Bien entendu, il existe une autre option pour les gérants de petites entreprises qui n’ont pas le temps de s’occuper de l’administration. Vous pouvez toujours sous-traiter votre travail d’administration à un assistant virtuel, et ne plus vous en soucier. Chez SmartPA, nos assistants distants peuvent vous aider dans un large éventail d’activités, telles que la gestion des e-mails, la comptabilité, la transcription et bien plus encore, et le tout à distance. Obtenez le support administratif flexible dont vous et votre petite entreprise avez besoin.

Contactez-nous aujourd'hui et obtenez un devis rapide et sans difficulté pour votre propre assistant virtuel, et commencez immédiatement à en bénéficier. La seule chose dont vous aurez à vous soucier est de savoir comment utiliser tout votre temps libre dégagé.

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