Remote-Arbeit ist nicht mehr nur eine Option für multinationale Unternehmen, und immer mehr kleine Unternehmen profitieren davon. Der letzte veröffentlichte Leitfaden für Remote-Arbeit und virtuelle Teams aus Sage-Buchhaltung und -Software erläutert, wie ein Remote-Team als kleines Unternehmen aufgebaut und verwaltet wird.

WARUM SOLLTE EIN BUSINESS EIN VIRTUELLES TEAM BAUEN?

Verfügbarkeit von Talent. Der Zugang zu den besten Kandidaten weltweit ist der vorherrschende Grund, warum ein Unternehmen in Erwägung ziehen sollte, für eine Remote-Stelle zu werben. Entscheidungen können auf den Fähigkeiten und der Begeisterung eines Bewerbers für eine Rolle basieren und nicht auf der Tatsache, dass er nicht weit entfernt vom Büro wohnt.

Eine erhebliche Kostenersparnis. Die Kosten für die Bereitstellung eines Laptops für ein virtuelles Teammitglied sind erheblich geringer als die Bereitstellung eines Schreibtisches in einem großen Büro mit Heizungs-, Wartungs- und Stromkosten. Ein Unternehmen könnte auch seine Gemeinkosten massiv reduzieren, indem es von einem kleineren "Hub" eines Büros aus arbeitet und ein virtuelles Team einsetzt.

Ein "Always-On" -Dienst. Die Bereitstellung einer 24-Stunden-Abdeckung ist eine erschwingliche Möglichkeit, wenn ein Unternehmen ein Team mit unterschiedlichen Zeitzonen hat. DAS TEAM DES UNICEF GLOBAL INNOVATION CENTERS, bestehend aus 17 Mitarbeitern an 11 verschiedenen Standorten, ermöglicht es ihnen, ein Projekt zwischen Kollegen abzuwickeln, um sicherzustellen, dass sie bei humanitären Katastrophen innerhalb von 24 Stunden arbeiten können.

Einfach zu skalieren. Wenn ein kleines Unternehmen mit Expansionsbestrebungen bestrebt ist, können Remote-Mitarbeiter die Lücke zur Skalierung überbrücken, ohne dass ein erheblicher Mehraufwand entsteht. Ein Unternehmen kann einfach weitere Mitglieder zu seinen vorhandenen virtuellen Teams hinzufügen oder neue Gruppen für bestimmte Projekte erstellen. Zum Beispiel, ein Remote-Sales-Team hinzuziehen, um das Geschäft in neuen Märkten voranzutreiben.

Erhöhte Produktivität. Wie bereits erwähnt, sind Remote-Mitarbeiter produktiver als Mitarbeiter im Büro und haben seltener kranke Tage oder verlassen ein Unternehmen.

Loyalität. In einem kleinen Unternehmen kann eine hohe Mitarbeiterfluktuation Probleme verursachen. Ein entferntes Team, das nachweislich hart arbeitet und seinem Arbeitgeber die Treue hält, ist eine sicherere und stabilere Option.

 

WERKZEUGE UND RESSOURCEN, DIE EIN KLEINES GESCHÄFT FÜR DAS REMOTE-TEAM VERWENDEN KANN

 

Für ein Remote-Team ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Eine gute Internetverbindung, eine Webcam und ein Headset sind alles wesentliche Werkzeuge, auf die ein Unternehmen sicherstellen muss, dass jeder Mitarbeiter Zugang hat.

Kommunikationswerkzeuge

Slack wird heute von vielen Organisationen als Ersatz für interne E-Mails verwendet, um das Team über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Gespräche zwischen Teams werden archiviert und können durchsucht werden, um sicherzustellen, dass eine Gruppe im Laufe der Zeit eine Wissensbasis aufbauen kann.

Google Hangouts und Skype sind für tägliche One-to-One-Videoanrufe unerlässlich, können jedoch bei Telefonkonferenzen Schwierigkeiten haben. GotoMeeting bietet einen zuverlässigen Videokonferenzdienst für Meetings mit mehreren Anrufen.

Projektmanagement-Tools

Trello, dessen Format dem Schreiben von Post-it-Notizen an einer Wand ähnelt, hilft den Teams bei der Zusammenarbeit, indem sie deutlich zeigt, welche Arbeit erledigt werden muss.

Basecamp kombiniert Instant-Chat-Funktionen mit Projektmanagement. Das System ermöglicht es Teams, Aufgabenlisten zu erstellen, einen Zeitplan zu organisieren, an Gruppen-Chats teilzunehmen und Dateien an einem Ort zu speichern, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass etwas Wichtiges durch das Kommunikationsnetz rutscht.

Asana ist ein Projektmanagementsystem, das den Fortschritt eines Teams stärker in den Mittelpunkt stellt. Durch die Betonung, wann Aufgaben erledigt sind, können für jeden Schritt des Prozesses mehr Details hinzugefügt werden.

Freigeben von Dateien

Google Text & Tabellen ist eine Revolution im Bereich des Dateiaustauschs in Echtzeit und wird in vielen Unternehmen eingesetzt, wobei die Möglichkeit besteht, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten und es zu bearbeiten und zu kommentieren.

Dropbox ist das am weitesten verbreitete Dateiübertragungssystem zusammen mit Google Drive und Microsoft.

 

WAS SIND DIE HERAUSFORDERUNGEN, REMOTE-TEAMS ZU VERWALTEN?

 

Wenn Sie mit einem Remote-Team zusammenarbeiten, müssen Kommunikation und Prozesse jederzeit auf einem hohen Standard gehalten werden.

Sofortnachrichten führen zu der Erwartung sofortiger Antworten, und ein Mitarbeiter wird schnell ausbrennen, wenn er das Gefühl hat, ständig online sein zu müssen, um Fragen oder Fragen zu beantworten.

Wenn Sie mit unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, müssen Unternehmen wissen, wann ein Mitarbeiter „ein-“ und „außerhalb“ der Uhr ist. Es ist nicht unvernünftig zu erwarten, dass ein Mitarbeiter aus der Ferne außerhalb der Öffnungszeiten an einer wichtigen Besprechung oder einem „Notfall“ teilnimmt (ausnahmsweise), aber regelmäßig Ereignisse einplanen, sodass ein Mitarbeiter eine Videokonferenz um 2 Uhr morgens besuchen muss, was nicht akzeptabel ist.

Wie oben hervorgehoben, können Sie während des Tages Überkreuzungspunkte erstellen, wenn sich Gelegenheitsfenster für Übergaben und Gruppensitzungen ergeben.

Beachten Sie auch, dass einige Länder ihren Mitarbeitern ein „Recht zum Ausschalten“ einräumen. Dies bedeutet, dass die Kollegen wissen müssen, dass sie keine Anfragen außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit senden. Eine britische Firma wurde vor kurzem zu einer Geldstrafe verurteilt, nachdem ein französisches Gericht befunden hatte, es sei "unvernünftig", dass von einem regionalen Manager erwartet wird, dass er sein Telefon eingeschaltet lässt, um Fragen zu beantworten, wenn er nicht arbeitet.

Die Wahrheit ist, dass einige Leute am besten in demselben Büro arbeiten wie ihre Kollegen, und andere bevorzugen die Freiheit, überall arbeiten zu können, wo sie wollen. Das Zusammenbringen der beiden ist eine Herausforderung, aber die Verwendung regelmäßiger Video-Meetings und Retreats kann dieses Problem überwinden.

Adii Pienaar, Mitbegründer von WooThemes, musste die "freitags Arbeit von zu Hause" -Politik für sein Büro in Kapstadt aufheben, nachdem er vermutet hatte, dass mehrere Mitarbeiter das Privileg missbraucht hatten. Dies ist trotz der Tatsache, dass 60% seines Unternehmens erfolgreich aus der Ferne gearbeitet haben. Durch die Verwendung von Testprojekten als Testbasis, um sowohl die Produktivität als auch die Unternehmenskultur vor der Einstellung zu beurteilen, sollten Probleme dieser Art vermieden werden.

Selbst erfahrene Arbeitgeber stehen manchmal vor Herausforderungen, wenn sie mit Remote-Mitarbeitern arbeiten, aber sowohl mit bewährten Verfahren als auch mit bewährten Verfahren. Das Management eines Remote-Teams sollte nicht schwieriger sein als der Umgang mit internen Teams. Die Produktivität und der Nutzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber überwiegen jedenfalls bei weitem die Herausforderungen.