Wenn es um administrative Aufgaben geht, werden diese in vielen kleinen Unternehmen, insbesondere bei Einzelunternehmern, nachts, am Wochenende oder zu einer Zeit, zu der Kunden betreut werden sollten, erledigt.  Verwaltung ist häufig zeitraubend und wenn sie nicht von Anfang an korrekt ausgeführt wird, wird sie später noch zeitraubender, weil Fehler korrigiert werden müssen.  

Eine der ersten Handlungen, die wir in Bezug auf die Handhabung der Unternehmensverwaltung vornehmen, besteht darin, die Verwaltung zu rationalisieren und zu analysieren. Damit Sie nie wieder Zeit damit verschwenden zu überlegen, wie und zu welchem Zeitpunkt man was tun sollte übergeben Sie Ihre Unternehmensverwaltung lieber einem Verwaltungsprofi.

Warum sollte man Verwaltungsverfahren rationalisieren?

  • Verbesserung der Effizienz des gesamten Prozesses
  • Teilen von Know-How und Verringerung der Gefahr von Verwirrung und Fehlern
  • Verringerung des Zeitaufwands für Verwaltungsaufgaben
  • Eliminierung von Engpässen bei der Erledigung von Aufgaben
  • Ermöglichung einer besseren Präzision und Bereitstellung von aktuellen Informationen
  • Erkennen von Schulungsbedarf in Bezug auf die Verwaltung
  • Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen

Also, wo fangen Sie an?

Planen Sie die Schritte jeder einzelnen Verwaltungsaufgabe.

1. Verantwortlichkeit

Wer ist dafür verantwortlich, eine Aufgabe zum Abschluss zu bringen?  Dies mag einfach zu beantworten sein, wenn Sie einen Ein-Mann-Betrieb haben und alles selbst erledigen.  Wenn Sie jedoch Personal haben, denken Sie daran, dass Kommunikation das Wichtigste ist! Bitten Sie die Beteiligten aufzulisten, was sie wann tun.  Vielleicht bringen sie selbst Vorschläge ein und haben sich bereits Schritte überlegt, wie man diese Verfahren verbessern kann.

2. Abhängigkeiten

In Bezug auf ein Projektmanagement-Modell ist „Abhängigkeitsmanagement‟ eine gute Strategie.   „Eine Abhängigkeit definiert sich als Aufgabe, Meilenstein oder Aktivität , die vom Abschluss einer anderen Aufgabe, eines Meilensteins oder einer Aktivität abhängig ist, bevor sie begonnen oder beendet werden kann. Und dies trifft auf die meisten Verwaltungsaufgaben zu.“ 

Wer oder welcher Meilenstein ist abhängig davon, dass eine Aufgabe fertiggestellt wird, und auf welche/n Meilenstein/e wirkt es sich aus, wenn sie nicht oder nicht fristgerecht fertiggestellt wird? 

Ein einfaches Beispiel wäre ein Kundenvertrag.  Wenn ein Vertrag nicht rechtzeitig unterzeichnet wird, kann dies Auswirkungen auf den Starttermin haben.  Ein anderes Beispiel wäre die Rechnungsstellung. Viele Unternehmen verbringen viel Zeit damit, Zahlungen abzugleichen, die automatisiert werden könnten. Dies bringt uns gleich zu unserem nächsten Punkt ...

3. Moderne Technologie

Moderne Technologie- und Outsourcing-Möglichkeiten bieten viele Lösungen für Unternehmen.   Welche technischen Systeme werden derzeit verwendet?  Könnte diese Aufgabe ausgelagert werden?  Könnten Sie die Verwaltung durch ein automatisiertes System oder einen virtuellen Assistenten optimieren?

Suchen Sie nach verfügbaren Produkten auf dem Markt. Bedenken Sie aber, dass künstliche Intelligenz zwar effizienter sein kann, aber niemals den Menschen vollständig ersetzen wird, insbesondere wenn Kunden involviert sind.

4. Häufigkeit und Zeitzuweisung

Wie oft wird diese Aufgabe erledigt und wie oft sollte sie erledigt werden?

Wie lange braucht man für diese Aufgabe vom Beginn bis zur Fertigstellung?  Berücksichtigen Sie auch immer Genehmigungszeiträume.

Wenn Sie ein Outsourcing in Betracht ziehen oder eine Aufgabe durch Technologie ersetzen wollen, sind diese Informationen wichtig, da Sie so Kosten vergleichen und das Einsparpotenzial berechnen können.

5. Verbesserungen

Was sind die wichtigsten Verbesserungen, die Sie anstreben? Dies könnte weniger Zeitaufwand, ein vereinfachter Genehmigungsprozess, mehr Konsistenz oder eine bessere Nutzung fortschrittlicher Technologien sein.  Seien Sie ehrlich. Vielleicht haben Sie bestimmte Aufgaben gut im Griff oder vielleicht möchten Sie eine vollständige Überholung Ihrer Verwaltung!

Ein reibungsloser Ablauf ist bei Veränderungen wichtig.  Stellen Sie sicher, dass Sie von denjenigen, die von dieser Änderung betroffen sind, Zustimmung erhalten.   Wie ich bereits erwähnt habe, ist Kommunikation von zentraler Bedeutung. Binden Sie von Anfang an die betreffenden Mitarbeiter ein, vergleichen Sie ihre Ideen und hören Sie sich ihre Bedenken an.

6. Schnelle Gewinne

Nachdem Sie die oben genannten Punkte festgelegt haben, werden Sie wahrscheinlich ineffiziente Prozesse und eine Reihe von Optimierungsmöglichkeiten finden.    Wenden Sie sich an die für die Aufgabe verantwortlichen Personen und realisieren Sie ein paar „schnelle Gewinne“.  Manchmal machen schon einige wenige einfache Veränderungen ein Verfahren schneller und effizienter.

Setzen Sie Fristen für die „schnellen Gewinne“.  Es ist wichtig, dass Sie jede Verbesserung überwachen, damit keine weitere Zeit verschwendet wird. 

Um Ihr Team bei der Stange zu halten, engagieren Sie Fachspezialisten, die ihr Wissen teilen.

Denken Sie daran… Sie können nicht immer mehrere Rollen gleichzeitig ausüben, besonders nicht dann, wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen wollen.  Die Verwendung automatisierter Software oder das Outsourcing an ein erfahrenes Team von Administratoren erhöht Ihre Flexibilität und Ihre Sichtbarkeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können – das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern!