Als Geschäftsinhaber beginnt man häufig als „Mädchen für alles“ und versucht, alle Aufgaben, die in einem Unternehmen anfallen, unter einen Hut zu bringen.  Dies lässt sich nur kurze Zeit durchhalten, bevor der Alltag und die Verantwortung für bestimmte Aufgaben überhand nehmen.  Mit dem Anwachsen Ihres Unternehmens wachsen auch die Anforderungen an Ihre Zeit. Es kommt der Punkt, an dem Sie Ihr Unternehmen nicht mehr allein bewältigen können, aber über genügend Cashflow verfügen, um sich Unterstützung zu holen.  Viele Unternehmer machen an diesem Punkt dennoch allein weiter und werden von den Anforderungen überwältigt. Das „Mädchen für alles“ ist am Ende.  In dieser Phase ist es wichtig, sich jemanden zu suchen, an den man effektiv delegieren kann, um einen Burnout und negative Auswirkungen auf das Privatleben zu vermeiden.

Delegieren ist nichts Dramatisches. Es ist einer der wichtigsten Schritte, die Sie als Unternehmer machen können.  Es geht nicht um Kontrollverlust, es geht darum, Produktivität und Effizienz in Ihrem Geschäft zu steigern.

In jedem Unternehmen gibt es eine Reihe von Kernaufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen.  Diese Aufgaben sind zwar wichtig, aber für den Unternehmer nicht ausschlaggebend. Daher landen sie oft unten auf der To-Do-Liste oder werden nur halbherzig erledigt.  Anstatt selbst in den sauren Apfel zu beißen, delegieren Sie diese Aufgaben doch einfach.

Hier sind einige Gründe, die für den Einsatz eines virtuellen Assistenten sprechen:

Wertvolle Palette von Fähigkeiten

Die meisten virtuellen Assistenten (VAs) verfügen über spezielle Kenntnisse in Bereichen wie Social-Media-Management, Buchhaltung, Geschäftsführung, Event-Planung, Marketing usw.  Sie können entscheiden, welche Erfahrungen oder Branchenkenntnisse Sie benötigen, und die perfekte Kombination für sich finden.  Denken Sie auch daran, dass mit Ihren steigenden Anforderungen die Wahrscheinlichkeit abnimmt, jemanden zu finden, der ein Experte in allen Bereichen ist.  Sollten Sie ihn finden, ist auch klar, dass Sie einen Spitzenpreis zahlen müssen.

Vielseitig

Die Rolle eines VA kann viele Aspekte abdecken, von einfacher Dateneingabe bis zu Content-Schreiben und Marketing.  Sie sollten wissen, was genau Sie wollen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Output von Ihrem Assistenten erhalten. Wenn Sie in Bezug auf Ihre Anforderungen unsicher oder vage sind, finden Sie möglicherweise nicht den geeigneten VA, oder er hat Schwierigkeiten, das Gewünschte zu liefern.

Mehr für Ihr Geld

Der finanzielle Vorteil eines VA ist überzeugend.  Bei der flexiblen Struktur von VAs können Sie zwischen „relativ leichter“ Unterstützung mit etwa einer Stunde pro Tag bis hin zu einem sehr involviertem Service wählen.   Flexibilität bedeutet, dass es keine Langzeitverträge oder die mit hauseigenen PAs verbundenen Aspekte wie Zusatzleistungen oder Sozialversicherungsbeiträge gibt. 

Ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten, ist die Tatsache, dass eine Stunde VA-Zeit Ihnen wesentlich mehr bringt als eine Stunde Ihrer eigenen Zeit.  Auch finanziell gesehen ist es sinnvoller, in einen VA zu investieren, der Ihre wichtigen Aufgaben erledigt, als dass Sie zu Ihrem Stundensatz dieselbe Arbeit selbst erledigen. 

Ein VA ist definitiv produktiver und effizienter als ein interner PA. Denken Sie nur an die Zeit, die im Laufe eines Arbeitstages verschwendet wird, im Vergleich zu einer kürzeren, konzentrierteren Zeitspanne, täglich oder wöchentlich.

Kundendienst

Für Unternehmen, die einen hervorragenden Kundendienst benötigen, kann der Einsatz eines VA die beste Lösung darstellen.  VAs können sicherstellen, dass nichts übersehen wird, denn sie verwalten die Kundenkommunikation über E-Mail und Social Media.  Jemanden zu haben, der sich speziell um diese Aufgaben kümmert, befreit Sie von diesen Verpflichtungen und gibt Ihnen die Zeit, sich dem zu widmen, was Sie am besten können.  Ein VA bietet auch Konsistenz und schützt Ihre Marke, denn er reagiert Ihrem Kundenstamm gegenüber stets auf effiziente, professionelle und effektive Weise. 

Delegation

Delegieren ist einer der wichtigsten Aspekte, die ein Unternehmer lernen muss, wenn sein Unternehmen so sehr angewachsen ist, dass er die Arbeit nicht mehr allein bewältigen kann.  Das Delegieren an einen VA ein guter Ausgangspunkt. Wenn das Unternehmen wächst, können Sie weiter auslagern und Ihr Team in Bereichen ausbauen, die Sie im Laufe der Zeit identifizieren.  Viele Unternehmer zögern, diesen ersten Schritt zu tun, sehen danach aber die Vorteile. Sie werden in ihrem Unternehmen wesentlich effizienter, und die Produktivität wächst exponentiell.

Teil Ihres Teams

Ihr VA übernimmt anfänglich möglicherweise erst einfache Aufgaben, aber wenn Vertrauen und Kompetenz wachsen, verlassen Sie sich mehr und mehr auf ihn als integralen Teil Ihres Teams.  Er arbeitet an einem Standpunkt außerhalb Ihres Unternehmens und für eine relativ kurze Zeitdauer (im Vergleich zu einem internen PA), aber sein Engagement Ihnen und Ihrem Unternehmen gegenüber wird nicht zu übertreffen sein. 

Ein virtueller Assistent ist die perfekte Gelegenheit für Unternehmer, das Delegieren auszuprobieren – der Kompetenzbereich eines VA ist so groß, dass Sie alle möglichen Aufgaben an ihn abgeben können, von der Verwaltung Ihrer Mailbox bis hin zur Buchhaltung und zum Marketing.  Dadurch haben Sie mehr Zeit, das zu tun, was Sie am besten können, denn der VA kümmert sich um all die zeitaufwändigen Aufgaben, die Sie selbst nicht mögen.  Dies ist finanziell sowie in Bezug auf die Produktivität eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen.

 

Über die Autorin
 
SmartPA Partner Charlotte Frank

Charlotte hat 17 Jahre lang Führungskräfte in London unterstützt, bevor sie bei einer globalen Investmentbank ins Projektmanagement einstieg. Charlottes Schlüsselkompetenzen liegen in administrativen Kernaufgaben sowie im Event-Management, Projektmanagement, Recherche, Datenanalyse und der Erstellung von Präsentationen.