Jeder Berufstätige weiß, wie wertvoll Zeit ist, und dass man sinnvoll mit ihr umgehen muss. Für Investoren und vielbeschäftigte Unternehmer ist dies besonders wichtig. Unternehmer müssen häufig an zahlreichen Aufgaben und Projekten gleichzeitig arbeiten, was zu komplizierten Terminkalendern und zeitkritischen Konflikten führen kann.

Der Umgang mit Investoren, Medien und Kunden sowie die Führung des Unternehmens und die Einstellung neuer Mitarbeiter können Unternehmern sehr wenig freie Zeit lassen. Ein bestehendes Unternehmen verfügt möglicherweise über die Ressourcen für zusätzliches internes Personal, aber es ist der Aufbau des Unternehmens, der den Unternehmer am meisten beschäftigt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Terminkalender richtig verwaltet werden. Unternehmer, für die der Tag zu wenige Stunden hat, werden feststellen, dass ein paar wichtige Änderungen an ihrer Terminverwaltung viel Zeit freisetzen können. In diesem Sinne haben wir einige unserer nützlichsten Tools für die Terminverwaltung für vielbeschäftigte Unternehmer zusammengetragen.

1. Planen Sie Ihren Terminkalender im Voraus

Besprechungen in letzter Minute oder dringende Anrufe tauchen immer wieder auf, aber die Planung Ihres Terminkalenders im Voraus garantiert, dass alles andere eingetragen ist. Obwohl Sie Ihrem Kalender täglich neue Termine hinzufügen müssen, braucht die Planung Ihres Terminkalenders zu Beginn jeder Woche nur wenige Minuten und gibt Ihnen einen visuellen Überblick über die nächsten sieben Tage.

Wenn Sie dies befolgen, können Sie zusätzliche Meetings, Konferenzen oder Anrufe auf Zeiten legen, die Ihnen passen.

2. Nutzen Sie Farbcodierung

Die meisten Berufstätigen verlassen sich auf elektronische oder Online-Terminverwaltung, die viele Vorteile bietet.  Online-Kalender sind leicht zu aktualisieren und von jedem Ort aus zugänglich. Sie stellen sicher, dass Sie jederzeit überprüfen können, was ansteht.

Es ist jedoch wichtig, die Terminverwaltungssoftware optimal zu nutzen, und es gibt bestimmt zahlreiche Funktionen, die Sie nicht verwenden. Die Farbcodierung Ihrer Verpflichtungen ist eine äußerst nützliche Methode, um Ihren Terminkalender zu organisieren. 

Wenn Sie Ihre verschiedenen Verpflichtungen in unterschiedlichen Farben hervorheben, können Sie mit einem schnellen Blick in den Terminkalender sehen, welche Ereignisse bevorstehen. Meetings mit potenziellen Investoren, Konferenzen mit internen Kollegen und sogar wichtige Familienereignisse können so kategorisiert werden, sodass Sie diese sofort erkennen, anstatt Ihre tägliche Terminliste komplett durchlesen zu müssen.

3. Bauen Sie Pausen ein

Unternehmern fällt es leider häufig schwer, abzuschalten und die Pausen einzulegen, die sie brauchen. Dies kann sich im Laufe der Zeit negativ auf Ihr Berufsleben sowie Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden auswirken.

Bei der Verwaltung Ihres Terminkalenders ist es wichtig, regelmäßige Pausen und Auszeiten außerhalb des Büros einzulegen. Neben der Berücksichtigung einer täglichen Mittagspause in Ihrem Terminkalender müssen Sie möglicherweise auch spezifische freie Tage einbauen. 

Während die meisten Menschen mindestens fünf Tage in der Woche arbeiten, arbeiten vielbeschäftigte Unternehmer häufig wesentlich mehr. Wenn Sie ein neues Unternehmen starten, ist es normal, an Wochenenden und von früh bis spät zu arbeiten. Obwohl Ihr Unternehmen zu Beginn einen solchen Input braucht, ist es wichtig, dass Sie regelmäßige Pausen einplanen, damit Sie sich nicht überlasten. 

4. Sammeln Sie so viele Details wie möglich

Wenn Sie Ihrem Terminkalender etwas hinzufügen, lassen Sie sich nicht dazu verleiten, nur ungenaue Angaben hinzuschreiben. Vielleicht haben Sie zusätzliche Informationen im Kopf, aber es kann schwierig sein, sich später daran zu erinnern.

 Anstatt beispielsweise eine Besprechung mit einer bestimmten Person nur einzutragen, sollten Sie sich notieren, wo die Besprechung stattfindet; das Thema (einschließlich aller erforderlichen Vorbereitungen); alle anderen Teilnehmer; die Art des Treffens und die Kontaktdaten des Gastgebers. 

Vielleicht haben Sie diese Informationen an anderer Stelle festgehalten, aber wenn Sie sie in Ihrem Terminkalender vermerken, können Sie nach Bedarf schnell und einfach darauf zugreifen.

5. Nutzen Sie Ihre Zeit gut!

Wenn Sie Veranstaltungen oder Besprechungen im Terminkalender planen, ist es wichtig, über andere Verpflichtungen Bescheid zu wissen. Wenn Sie beispielsweise zwei Meetings außerhalb des Büros planen, können Sie diese für den gleichen Tag an nahegelegenen Standorten planen. Dies kann Ihre Reisezeit verkürzen und sicherstellen, dass Sie keinen Leerlauf zwischen den Veranstaltungen haben.

Legen Sie entsprechend fest, ob persönliche Meetings telefonisch oder als Videokonferenzen abgehandelt werden können. Dies reduziert oft die Zeit, die man für eine Besprechung benötigt, erzielt jedoch dieselben Ergebnisse.

6. Back-ups für Ihren Terminkalender

Wenn Sie Ihr Terminverwaltungswissen umsetzen, werden Sie feststellen, wie nützlich Ihr Terminkalender ist. Die meisten Unternehmer und Berufstätigen haben Probleme, ohne einen gut organisierten Terminkalender zurechtzukommen.

Daher ist es wichtig, dass Ihr Terminkalender ein richtiges Backup hat, falls es ein elektronisches oder Internet-Problem gibt. Leider passiert dies recht häufig und Sie riskieren, alles zu verlieren, was Sie nicht gesichert haben.

Durch einen Datenwiederherstellungsplan und die Sicherung Ihres Terminkalenders über beispielsweise Cloud Computing wird gewährleistet, dass Sie von überall auf das Dokument zugreifen können und nicht nur auf bestimmte Hardware angewiesen sind. Wenn eine Festplatte oder ein Server ausfällt, werden möglicherweise wichtige Daten gelöscht. Wenn sie jedoch auch virtuell gespeichert sind, können Sie sofort auf ein Backup zugreifen.

7. Holen Sie sich professionelle Unterstützung von Experten bei der Terminverwaltung

Terminverwaltung ist für einen vielbeschäftigten Unternehmer nicht einfach. Es mag zwar verlockend sein, Terminverwaltung zu ignorieren, wenn es so viele andere Aufgaben zu erledigen gibt, aber dies kann dazu führen, dass Sie wichtige Veranstaltungen verpassen, schlecht vorbereitet sind und kritische Zeit verlieren. 

Durch den Zugriff auf professionelle externe Hilfe bei der Terminverwaltung können Sie sicherstellen, dass Ihre Verpflichtungen effektiv verwaltet werden und Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen. Durch gute Terminverwaltung gewinnen Unternehmer zusätzliche Zeit und können diese zu Hause verbringen oder sich weiteren beruflichen Aufgaben widmen.

Ein erfahrener PA bringt beispielsweise spezifische Expertise in Bezug auf Terminverwaltung mit. Durch die Übergabe dieser Aufgabe an einen akkreditierten Profi profitieren Sie von seiner Erfahrung und sollten ihre Verpflichtungen straffer organisiert finden. Durch einen regelmäßig geführten stimmigen Terminkalender durch einen professionellen PA sind Sie in der Lage, das zu tun, was Sie am besten können: neue Investoren finden, Kontakte mit der Presse knüpfen, Umsatz steigern und letztendlich Ihr Geschäft aufbauen.

Wenn Sie Ihre Terminverwaltung auslagern, können Sie auch auf Unterstützung in anderen Bereichen zugreifen. Mithilfe eines gut ausgebildeten virtuellen PA könnten Sie Unterstützung bei Ihrer E-Mail-Verwaltung, Anrufbearbeitung, Dokumentierung und Recherchen erhalten. Es mag für einen Unternehmer nicht rentabel sein, einen internen Mitarbeiter für diese Aufgaben einzustellen, aber die Auslagerung Ihrer betrieblichen und administrativen Aufgaben würde es Ihnen ermöglichen, sich auf die wichtigeren Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren. 

Zeit ist Geld und daher sollte man sorgsam mit ihr umgehen. Statt sich allein mit der Terminverwaltung herumzuplagen, ist die Verwendung eines akkreditierten PA eine kostengünstige Methode, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Darüber hinaus könnte ein virtueller PA mit Erfahrung in Ihrer Branche Ihnen dabei helfen, Geschäftsabläufe zu straffen, branchenspezifische Recherchen zu steigern und letztendlich ein erfolgreiches und blühendes Unternehmen aufzubauen.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wie können wir Ihnen helfen?

Please tick to confirm that you have read and agreed to our Privacy Policy

SmartPA is committed to respecting and protecting the privacy of anyone
using our site and the confidentiality of any information that you provide us with.