PA problems solved

Da von Mitarbeitern mehr als je zuvor verlangt wird, bräuchten viele Unternehmen zusätzliche Mitarbeiter, um die Arbeit aufzuteilen.

Leider ist dies aus wirtschaftlichen Gründen nicht immer möglich.  Wenn sich im Büro zu viele Probleme häufen, besteht die größte Herausforderung darin, jemanden zu finden, der sich des Ganzen annimmt. Und darin liegt das Hauptproblem – dies sollte niemals die Verantwortung einer einzigen Person sein.

Es wäre daher empfehlenswert, wenn jedes Unternehmen diese Probleme im Keim erstickt, bevor sie überhandnehmen. Aus diesem Grund ist die Delegation von Aufgaben für Unternehmen so wichtig.

Eine Reihe von Aufgaben kann von Mitarbeitern an der Rezeption und von persönlichen Assistenten (PA) ausgeführt werden. Sie können jedoch nicht alles selbst erledigen. Unternehmen, die Aufgaben delegieren, sind in der Regel gut funktionierende Organisationen mit zufriedenen Mitarbeitern.

Neben der Delegation gibt es für Unternehmen einen weiteren großen Vorteil, wenn sie gewisse Aufgaben auslagern. Outsourcing kann eine große Hilfe sein, denn die Büromitarbeiter gewinnen mehr Zeit, um sich auf dringendere Angelegenheiten zu konzentrieren.

Hier listen wir 20 der häufigsten Probleme im Büro auf, die durch eine Kombination von Outsourcing und raffinierter Delegation gelöst werden können.

1. Verpasste Anrufe

In Unternehmen mit zu wenigen Mitarbeitern ist es nur natürlich, dass jeden Tag eine Reihe von Telefonanrufen unbeantwortet bleiben, von denen einige für das Unternehmen äußerst wichtig und möglicherweise lukrativ sein könnten.

Telefongespräche sind eine der wichtigsten Verbindungen zur Außenwelt und ein äußerst wichtiges Instrument für die Geschäftsabwicklung.  Sie sollten unwichtigeren Aufgaben vorgezogen werden. Der Einsatz unseres externen Supports garantiert, dass Anrufe kostengünstig und auf sinnvolle Weise beantwortet werden.  Erfahren Sie mehr über unseren vertrauenswürdigen Anrufbearbeitungsdienst – noch heute!

2. Mitteilungen weiterleiten

Jetzt haben sie einen intelligenten und gut qualifizierten Mitarbeiter gefunden, der Anrufe annehmen, sich mit Kunden unterhalten und eine Reihe von Gesprächen zum Abschluss bringen kann.

Manche Anrufe müssen jedoch an Fachspezialisten weitergeleitet werden. Externe Support-Mitarbeiter – wie SmartPA – werden sicherstellen, dass wichtige Anrufe, die nicht gleich abschließend erledigt werden können, an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Erfahren Sie mehr dazu unter häufig gestellte Fragen zur Anrufbearbeitung.

3. Terminüberschneidung

Stellen Sie sich folgende Szene vor: Sie sind Manager des Unternehmens und haben für nächste Woche eine Reihe wichtiger Besprechungen geplant. Da Sie jedoch so viel zu tun haben, waren Sie zerstreut, und jetzt überschneiden sich mehrere Besprechungen. 

Niemand in einer solchen Führungsposition sollte sich darüber Gedanken machen müssen, ob sich wichtige Meetings überschneiden könnten.  Ihr PA (und nicht Sie) sollte ab jetzt mit der Planung von Besprechungen betraut werden. Doppelbuchungen gehören somit der Vergangenheit an.

Stellen Sie sicher, dass Sie den besten ersten Eindruck bei Kunden und internen Interessengruppen hinterlassen, indem Sie mit den Branchenführern zusammenarbeiten. Lesen Sie mehr darüber, wie wir Ihnen bei Ihrer E-Mail- und Terminverwaltung helfen können.

4. Ungelesene E-Mails

Wir alle erhalten E-Mails, die wir nicht öffnen wollen, da wir an jedem Tag einem strengen Zeitregime unterliegen.  Realistisch gesehen kann eine Person zwischen 9 Uhr und 17 Uhr nur eine begrenzte Anzahl von E-Mails bearbeiten. 

Wenn Sie jedoch E-Mails erhalten, die für Ihr Unternehmen von einschneidender Bedeutung sind, sollten Sie diese auf keinen Fall ignorieren. 

Wenn immer mehr E-Mails ungelesen bleiben – aus Versehen oder anderen Gründen – steigt die Wahrscheinlichkeit, dass etwas von äußerster Bedeutung übersehen wird. Outsourcen Sie Ihre E-Mail-Verwaltung, um stets den Überblick über wichtige Korrespondenz zu behalten.

5. Die richtigen Antworten auf E-Mails erstellen

Es gehört sich, möglichst viele E-Mails zu beantworten, auch wenn sie trivialer Natur sind. 

Wenn Sie den oben genannten Schritt befolgen, wird Ihr externer E-Mail-Support Ihre E-Mail-Korrespondenz bearbeiten, E-Mails nach Möglichkeit beantworten und Nachrichten, die spezifische individuelle Antworten erfordern, weiterleiten.

6. Der Urlaubskalender ist außer Kontrolle geraten

Urlaubswünschen zuzustimmen, ohne sie sich zu notieren oder die Daten in den Computer einzugeben, kann zu Chaos führen. Denn im Handumdrehen haben Sie einen Personalengpass. 

Die Delegation der entsprechenden Rolle ist hier der Schlüssel. Die Team- oder Abteilungsleiter sollten für die Urlaubszuteilung zuständig sein. Dazu sollten einige strenge Regeln festgelegt werden. Beispielsweise dürften nicht mehr als zwei Teammitglieder gleichzeitig im Urlaub sein.

7. Unbezahlte Rechnungen

Um wichtige Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten, sollten Anbieter und Freiberufler rechtzeitig bezahlt werden.  Eine verspätete Zahlung verursacht mit hoher Wahrscheinlichkeit eine unnötige Verschlechterung der Geschäftsbeziehungen.  

Wenn Sie im Unternehmen keine Buchhaltungsabteilung haben, delegieren Sie diese Aufgabe an unser Buchhaltungs-Expertenteam.

8. Dateneingabe

Dateneingabe macht nicht viel Spaß, ist aber von überragender Wichtigkeit.  In diesem Bereich können Sie Ihre Mitarbeiter entlasten und die Rolle an einen externen Assistenten übergeben. Intelligenter arbeiten, nicht härter – mit unserem  Dateneingabe- und CRM-Management-Team.

9. Die Büromöbel sind beschädigt

Alle Möbel im Büro sollten in gutem Zustand sein. Um produktiv zu sein, müssen sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen. Wählen Sie einen engagierten Mitarbeiter aus, der ihnen Feedback vom Personal übermittelt. Bestellen Sie neue Stühle und andere notwendige Möbelstücke, wenn die vorhandenen irreparabel sind. 

10. Das Büromaterial wird knapp

Büros müssen mit entsprechendem Büromaterial versorgt werden, damit die Mitarbeiter sich Notizen machen und vielleicht Verkaufszahlen auf einem Whiteboard durchgehen können.

Bauen Sie eine Beziehung zu einem Anbieter auf, der die Anforderungen Ihres Unternehmens kennt und nachverfolgen kann, wann Ihr Büromaterial knapp wird.

11. Eingehende und ausgehende Post organisieren

Trotz ihres angeblichen Niedergangs wurde sie noch nicht vollständig durch E-Mail ersetzt.  Post spielt immer noch eine wichtige Rolle im Büro und erfordert die besondere Aufmerksamkeit eines Mitarbeiters mit starken organisatorischen Fähigkeiten.  Dies ist eine Rolle für den Mitarbeiter am Empfang oder den PA.

12. Schulungstage organisieren

Mitarbeiter sollten sich konsequent weiterbilden. Der Nutzen kommt dem Mitarbeiter sowie dem Unternehmen zugute. Ein PA kann Zeitpläne prüfen, die Verfügbarkeit einzelner Personen bestätigen und einen Termin für einen Schulungstag ermitteln, der für alle Betroffenen geeignet ist.

13. Besucher in Ihrem Unternehmen begrüßen

Wenn ein wichtiger Besucher wegen eines Geschäftsgesprächs vorbeikommt, sollte er herzlich begrüßt werden. Ihm sollte eine Erfrischung angeboten werden. Dazu gehört auch, dass man ihn auf dem Weg in einen bestimmten Gebäudeteil begleitet. Dies ist eine Rolle für den freundlichen Mitarbeiter am Empfang oder den PA.

14. Reisearrangements organisieren

Mitarbeiter müssen öfter geschäftlich ins Ausland. Bei so vielen Fluggesellschaften und Hotelketten weltweit ist die Auswahl meistens kein Problem. Allerdings ist es wichtig, das beste Angebot zu finden und die Kosten niedrig zu halten. 

Bitten Sie Ihren PA, die besten Reiseangebote online zu finden, bevor der zuständige Abteilungsleiter die Buchung vornimmt.

15. Einen neuen Büroplan erarbeiten

Haben Ihre Mitarbeiter das Büro-Layout satt? Manchmal kann eine Umgestaltung genau das Richtige sein, um sie frisch zu motivieren. 

Stellen Sie die Büromöbel um, geben Sie den Mitarbeitern neue Plätze und fördern Sie neue Beziehungen. Dies kann frischen Wind in das gesamte Unternehmen bringen und die Mitarbeiterproduktivität ankurbeln. Diese Aufgabe sollte gemeinsam mit dem Management durchgeführt werden.

16. Einen Betriebsausflug organisieren

Unterschätzen Sie niemals die Auswirkungen von nachlassender Moral unter den Mitarbeitern.  Wenn diese bei der Arbeit unzufrieden sind, trifft dies das Unternehmen hart. 

Alle Unternehmen sollten etwas unternehmen, um die Arbeitsmoral ihrer Mitarbeiter zu fördern. Beauftragen Sie einen engagierten Mitarbeiter, eine Liste mit den besten Teambuilding-Aktivitäten für Betriebsausflüge zusammenzustellen. Diese Tage fördern Beziehungen unter den Mitarbeitern und – besonders wichtig – unterstützen positive Kreativität.

17. Krankentage und ihre Kosten für das Unternehmen zusammenstellen

Stellen Sie sicher, dass alle Abteilungsleiter Krankentage aufzeichnen und eventuelle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vermerken. Alle Unternehmen sollten über die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter auf dem Laufenden sein, falls diese überhandnehmen oder sich ein besorgniserregendes Muster abzeichnet.

18. Techniker für die Reparatur der Klimaanlage organisieren

Wenn es Mitarbeitern bei der Arbeit zu warm oder zu kalt ist, wirkt sich dies negativ auf ihre Arbeit aus. 

Damit Mitarbeiter ihr Bestes geben, brauchen sie ein Büro mit einer optimalen Temperatur. Bitten Sie einen PA, einen Techniker für das Problem zu finden.

19. Sicherstellen, dass der Erste-Hilfe-Kasten gut sichtbar und aufgefüllt ist

In jedem Büro sollte ein Mitarbeiter dafür verantwortlich sein, dass der Erste-Hilfe-Kasten immer gefüllt und gut sichtbar ist. 

Selbst eine einfache Papierschnittwunde muss mit einem Pflaster versorgt werden. Es gibt keine Entschuldigung dafür, dass ein Unternehmen keinen Erste-Hilfe-Kasten hat.

20. Brandschutzbeauftragter

Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, sollte einen Brandschutzbeauftragten haben, der sicherstellt, dass die Mitarbeiter wissen, wo sie sich im Falle eines Alarms versammeln sollen. 

Diese Rolle sollte einem gewissenhaften Mitarbeiter übertragen werden, der sicherstellt, dass der Alarm funktionstüchtig ist und dass die Feuerlöscher im Büro funktionieren.

Sind Sie bereit, intelligenter zu arbeiten? Sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie noch heute heraus, wie wir tausenden von Unternehmen geholfen haben sich zu transformieren. 

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