diary management tools

Die Technologie hat dazu beigetragen, Geschäftsprozesse transparenter, schlanker und effizienter zu machen. Cloud-Computing und die neueste Software automatisieren zunehmend zeitaufwändige Aufgaben, die früher einen beträchtlichen Teil der Zeit eines Geschäftsführers in Anspruch genommen haben.

Wie kommt es dann, dass Zeiteinteilung den Führungskräften und Vorgesetzten immer noch Kopfschmerzen bereitet und zu stressigen Situationen führt? PAs können einen beträchtlichen Teil des Tages damit verbringen, Termine und Besprechungen für ihre Vorgesetzten zu organisieren – und trotzdem bleiben oft etliche unzufriedene Mitarbeiter oder Kunden übrig, die auf eine Lücke im Terminkalender warten.

Ein Tag scheint nicht genug Stunden zu haben, um alles zu erledigen. Und trotz aller technologischen Systeme, mit deren Hilfe man die Terminverwaltung effizienter machen kann, entsteht der Eindruck, als wüssten die Teams nicht Bescheid, wenn Meetings oder Termine näher rücken.

Daher dachten wir, es wäre nützlich, die besten Ideen, Techniken und Systeme zusammenzustellen, um die Verwaltung des Terminkalenders weniger zeitaufwändig und effektiver zu gestalten. 

Dies sollte dazu beitragen, dass Sie produktiver sind und während des Arbeitstages alles besser unter Kontrolle haben.

1. Plattform

Wenn Sie Ihre Terminverwaltung von Grund auf neu einrichten, finden Sie eine Vielzahl von Plattformen, auf denen Sie aufbauen können.  Dazu gehören Cloud-Computing-Optionen und Software.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Terminverwaltung völlig neu aufzubauen, sollten Sie diese Option sorgfältig prüfen. Finden Sie ein System, das zum gegebenen Zeitpunkt nicht nur einfach zu nutzen ist, sondern später auch erweitert und vielseitiger gemacht werden kann, um mit Ihrem Unternehmen Schritt zu halten, während es wächst und sich verändert.

Wie viele Personen müssen damit vernetzt werden? Wie viele Zugangspunkte muss es geben oder müssen Sie die Verfügbarkeit einschränken?

2. Mitmachen und informieren

Wenn eine Organisation ein Terminverwaltungssystem ausgewählt und eingerichtet hat, muss es unternehmensweit angewandt und streng überwacht werden.

Wenn Sie jemanden in einer Schlüsselposition haben, der es vorzieht, die bisher vorhandene Plattform weiterhin zu verwenden, oder einen Querdenker, der zügellos seinen Arbeitstag durchzieht, kann der Terminkalender schnell zum Albtraum werden.

Jeder muss darüber informiert sein, wie der Terminkalender funktioniert und welche Erwartungen dies mit sich bringt. Solo zu fliegen ist keine Option!

3. Durchsetzen

Wenn alle Mitarbeiter auf demselben System arbeiten, geben Sie ihnen zu verstehen, wie wichtig die Terminverwaltung ist. Dies ist ein wichtiges Geschäftsinstrument – eine Möglichkeit, Zeitverschwendung, Verwirrung und Produktivitätsverlust zu vermeiden. 

Es muss für alle Mitarbeiter bei ihrer Arbeit obligatorisch sein, hier Daten einzutragen und sie regelmäßig zu überprüfen. Ein gutes Orchester will keine Musiker haben, die keine Noten lesen können!

4. Kontrolle schaffen

Viele Probleme in Bezug auf die Terminverwaltung treten auf, wenn mehrere Technologien – und eine variable Anzahl von Benutzern – Zugriff auf die Terminkalender der wichtigsten Entscheidungsträger in Unternehmen haben.

Wenn es mehrere Personen gibt, die Termine für den Geschäftsführer hinzufügen, ändern oder verlegen können, können Fehler und Fehlinformationen auftreten und überhandnehmen.

Ausgangspunkt einer guten Terminverwaltung ist eine klare Befehlskette.

5. Immer über den PA gehen

Für einige leitende Angestellte, die unter besonderem Druck stehen, ist es ratsam, alle Terminvereinbarungen über ihren PA laufen zu lassen.

So ist eine einzige Person der Ansprechpartner für alle Terminbuchungen und Briefings. 

Dies kann sogar so weit gehen, dass auch der Geschäftsführer oder Finanzdirektor selbst Termine nur über seinen PA hinzufügen oder ändern kann.

6. Klarheit der Rollen und Verantwortlichkeiten

Es hat nicht viel Sinn, Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf Terminverwaltung zuzuweisen, wenn der betreffende PA seine Grenzen und die Erwartungen, die an ihn gestellt werden, nicht kennt.

Stellen Sie immer sicher, dass er sich mit der neuesten Software auskennt und weiß, was von ihm erwartet wird.

Hat ein bestimmter Entscheidungsträger Vorlieben, empfindliche Stellen und spezielle Projekte, über die der PA Bescheid wissen muss?  Kann es sein, dass sein Privatleben sich auf seine Arbeit auswirkt?

Wenn es mehrere Personen gibt, die Einträge in die Terminkalender leitender Angestellter vornehmen oder ändern können, müssen diese sich zu 100 % über ihre Grenzen und Pflichten und deren Überschneidungen im Klaren sein.

7. Zugang zum Chef

Wer für die Qualitäts- und Quantitätskontrolle der Terminkalendereinträge von leitenden Angestellten und Führungskräften verantwortlich ist, muss mit ihnen regelmäßig Gespräche unter vier Augen führen können.  Diese Person im Ungewissen zu lassen, kann zu Problemen und Missverständnissen führen.

Sie braucht so oft wie möglich Zugang zu den Entscheidungsträgern und Kennzahlen, um Aufgaben zu überprüfen, bestimmte Termine hervorzuheben und alle „auf dem Laufenden“ zu halten.

Wenn man sich einfach nur auf die elektronische Kommunikation verlässt, übersieht man unter Umständen Unklarheiten und Rückschlüsse, die erst noch geklärt und bestätigt werden müssen.

8. Wiederkehrende Termine

Die verschiedenen Software- oder Cloud-Computing-Plattformen, auf denen man heutzutage seine Termine verwaltet, bieten praktische Möglichkeiten, um wiederkehrende Termine wie regelmäßige Team-Besprechungen, vierteljährliche Verkaufsüberprüfungen und Berichtsfristen einzuplanen. 

Entdecken und nutzen Sie diese Funktion Ihrer Terminverwaltung, um einen Rahmen für wichtige Termine zu erstellen. 

Bei Bedarf müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter sich damit vertraut machen und sich an ein regelmäßiges Muster halten. Wenn sich der Veranstaltungsort für ein regelmäßiges Meeting ändert und niemand dies dem PA mitteilt, entsteht Verwirrung.

9. Gehen Sie nicht zu weit

Die Versuchung besteht darin, mit wiederkehrenden Terminkalender-Einträgen etwas „schießwütig“ umzugehen und so schon weit im Voraus zu planen, insbesondere  für Dinge, die in Zukunft „vielleicht“ passieren könnten.

Es ist einfach, eine Änderung durchzuführen, z. B. eine Änderung des Veranstaltungsorts oder des Zeitpunkts des Meetings. 

Um Verwirrung zu vermeiden, ist es sinnvoll, wiederkehrende Termine nicht mehr als 6 bis 12 Monate im Voraus zu planen. Planen Sie auch Zeit ein, diese Termin-Einträge durchzusehen und regelmäßig zu überprüfen.

10. Freiraum schaffen

Bei täglichem Krisenmanagement und unzähligen Anforderungen an die Zeit der leitenden Angestellten packt man leicht die Terminkalender zu voll und plant von morgens bis abends Besprechungen und Abschlusstermine ein. Es gibt viele gute Gründe, warum „Freiraum“ ein wichtiger Faktor bei der Verwaltung von Terminkalendern ist.

Dies bedeutet, dass man um manche Termine herum nichts einplanen sollte – innerhalb der mit dem Vorgesetzten vereinbarten Grenzen. So entsteht zum Beispiel der Freiraum zum Beurteilen, Umgruppieren und Überlegen vor und nach Besprechungen in einer ruhigen und entspannten Atmosphäre.

Ein stressiger Tag mit einer stets tickenden Uhr holt nicht das Beste aus Ihren Mitarbeitern heraus.

11. Zeitreise

Die Lücken um die oben genannten Termine herum müssen ausreichend Zeit vorsehen, damit eine Person von A nach B kommen kann. Nicht nur von einem Gebäude ins nächste – sondern auch auf der Straße, auf den Schienen oder in der Luft. Manchmal muss man sich bewusst machen, dass der Wechsel von einem Teil des Unternehmens zu einem anderen Zeit braucht und Ablenkungen oder Hindernisse mit sich bringen kann. 

Jemand, der „spät dran“ oder gehetzt ist, ist möglicherweise nicht in der Lage, bei der Besprechung sein Bestes zu geben.

12. Struktur mit Flexibilität ausgleichen

Eine der schwierigsten Aufgaben bei der Verwaltung der Terminkalender von Entscheidungsträgern – insbesondere von Managern, die unter Zeitdruck stehen oder besonders heikle Arbeitsmuster und -bedürfnisse haben – besteht darin, die richtige Balance zu finden.

Wenn die Person, die den Terminkalender führt, unflexibel ist und anderen Vorschriften macht, kann dies zu Reibungen führen – sogar mit der betreffenden Person selbst. Ist sie dagegen zu flexibel und nimmt sie die Aufgabe zu locker, kann es tagtäglich zu Verwirrung kommen.

Eins der besten Tools zum Verwalten von Terminkalendern ist es, sicherzustellen, dass der Termine eintragende PA über eine gute Intuition und ein gutes Verständnis verfügt.  Er muss wissen, wann er eine Ausnahme machen kann, wann er sich an die Regeln halten muss, welche Art von „Spielraum“ erlaubt ist und welche Termine völlig unbeweglich sind.

Dies bietet eine bessere Grundlage dafür, auch spontane und dringende Geschäftsaktivitäten einzufügen.

13. Einen Referenzordner für Besprechungen erstellen

Moderne digitale Terminkalender erleichtern das Erfassen, Speichern und Anhängen von relevanten Informationen in digitalem Format. 

Ein hervorragendes Instrument für das effektive Verwalten von Terminkalendern ist eine Zusammenstellung der mit den entsprechenden Meetings verknüpften Dateien mit allen erforderlichen Informationen. Oder fügen Sie Website-Links und andere Quellen zu den Hintergrundinformationen hinzu.

Auf diese Weise kann der Manager sich Zeit und Ärger sparen, indem er auf das zugreifen kann, was er zu einem gegebenen Zeitpunkt braucht.

14. Moderne Technologie verwenden

Der zeitsparendste Faktor in Bezug auf Terminverwaltung ist sicherlich die Technologie zur Unterstützung virtueller Meetings.

Wer für den geschäftlichen Terminkalender verantwortlich ist, braucht Kreativität und genügend Selbstvertrauen, um zeitsparende Optionen wie Telefonkonferenzen, Videoanrufe und virtuelle Meetings einzurichten. Es kann viel Zeit und Mühe einsparen, wenn ein persönliches Treffen vermieden werden kann.

Manchmal ist eine E-Mail oder ein Telefonat vor oder nach einer Veranstaltung oder Besprechung anstelle der tatsächlichen Teilnahme ausreichend.

15. Einen virtuellen oder externen PA nutzen

Eine der besten Möglichkeiten zum Verwalten komplexer Terminkalender von Einzelpersonen oder mehrerer Teams ist die Übergabe dieser Aufgabe an einen neutralen Dritten.

Es kann entscheidend sein, jemanden zu haben, der über den Kleinigkeiten des Geschäftsalltags steht. Den Terminkalender gestrafft, fehlerfrei und logisch zu führen, ist für jemanden, der nicht durch andere Aufgaben und interne Politik abgelenkt wird, viel einfacher.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um unsere professionellen Fähigkeiten, Erkenntnisse und Expertise kennenzulernen. Dazu brauchen Sie keinen Termin.

Erfahren Sie mehr

Please tick to confirm that you have read and agreed to our Privacy Policy

SmartPA is committed to respecting and protecting the privacy of anyone
using our site and the confidentiality of any information that you provide us with.