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Wenn Sie Unternehmensinhaber sind, dann ist Verwaltungsarbeit so ziemlich das Letzte, das sie tun wollen. Garantiert gibt es andere Dinge, auf die Sie sich lieber konzentrieren, wie das Wachstum Ihres Unternehmens und die Kundenpflege. Leider lässt sich Verwaltungsarbeit nicht umgehen, denn Sie brauchen sie für den täglichen Betrieb Ihres kleinen Unternehmens. 

Nur weil sie notwendig ist, heißt nicht, dass Sie sie in Schwerarbeit verwandeln müssen. Es gibt eine Reihe von Methoden, die Ihre Verwaltungsarbeit leichter machen und Ihnen somit sehr viel Zeit sparen können. Vieles hängt von der Organisation ab, damit Sie Ihre Arbeit erledigen können und noch genügend Zeit haben, um sich auf andere Geschäftsanforderungen zu konzentrieren. 

Hier sind 10 flotte Verwaltungstipps, die Ihnen bei der effizienten Führung Ihres kleinen Unternehmens helfen:

1. Beginnen Sie die Woche richtig.

Nehmen Sie sich an einem Montagmorgen (oder an welchem Tag auch immer Ihre Arbeitswoche beginnt) etwas Zeit, um die Verwaltungsarbeiten für die Woche zu organisieren. So wie Sie sich beispielsweise Zeit für das Fitnessstudio nehmen, müssen Sie sich auch Zeit für die Planung nehmen, damit die Arbeit nicht außer Kontrolle gerät. Wenn Sie Ihre Woche organisiert haben, werden Sie Ihre Verwaltungsarbeiten wesentlich leichter bewältigen und sich auch viel besser fühlen. 

2. Erstellen Sie Listen mit Aufgaben, die erledigt werden müssen.

To-do-Listen können eine unglaublich effektive Methode zur Organisation Ihrer Verwaltungsarbeiten sein und geben Ihnen auch etwas an die Hand, worauf Sie hinarbeiten können. Auch dies kann Teil Ihrer Planung am Montagmorgen sein. Egal, was in der Woche passiert, versprechen Sie sich, die Liste abzuarbeiten, sonst häufen sich die Aufgaben an und übertragen sich in die nächste Woche. 

3. Teilen Sie die Aufgaben in mundgerechte Stücke auf.

Studien haben gezeigt, dass das Aufteilen von großen Aufgaben in kleinere, überschaubare Aktivitäten ein Projekt wesentlich erträglicher und realisierbarer machen kann. Wenn es eine Verwaltungsarbeit gibt, die Sie wegen Ihres Umfangs aufgeschoben haben, versuchen Sie, sie in kleinere Teile aufzubrechen. Wenn Sie diese kleineren Aufgaben auf Ihrer Liste abhaken, werden Sie bald feststellen, dass Sie inzwischen auch die größere Aufgabe erledigt haben. 

4. Führen Sie einen detaillierten Zeitplan oder Kalender.

Sie organisieren Ihre Zeit wahrscheinlich anhand eines Zeitplans oder Kalenders, aber um wirklich effizient zu sein, müssen Sie dabei so detailliert wie möglich sein. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur wichtige Besprechungen eintragen, sondern auch Zeit zur Erledigung Ihrer wichtigen Verwaltungsarbeiten freihalten. Hier ist der wichtigste Punkt: Halten Sie sich daran, es sei denn, es ereignet sich ein Notfall. Die erfolgreichsten Menschen planen ihre Tage bis auf die letzte Minute vor. 

5. Bleiben Sie mit Ihren Dateneingaben auf dem Laufenden.

Dateneingabe kann eine der zeitaufwändigsten und mühsamsten Aktivitäten für ein kleines Unternehmen sein. Häufig lassen die Inhaber von Kleinunternehmen diese Aufgaben liegen, bis sie sie einfach nicht weiter aufschieben können. Wenn Sie mit den Dateneingaben auf aktuellem Stand bleiben, werden Sie sich erleichtert fühlen. Versuchen Sie, jeden Tag 10 oder 15 Minuten zur Aktualisierung zu verwenden und Sie können lange und langweilige Stunden mit stupider Dateneingabe vermeiden. 

Am kontraproduktivsten ist für einen Kleinunternehmer die ständige Beantwortung von E-Mails und anderer Kommunikation. Anrufe müssen natürlich gleich beantwortet werden, aber die meisten Leute erwarten keine sofortige Antwort auf eine E-Mail. Wenn Sie Ihren Arbeitsfluss immer wieder unterbrechen, um E-Mails zu beantworten, kann es sein, dass Sie jede Konzentration auf die Aufgabe, an der Sie vorher gearbeitet haben, verlieren, und es kann lange dauern, bis Sie wieder in Schwung kommen. Versuchen Sie, Ihre Kommunikationstätigkeit auf eine oder zwei Perioden pro Tag zu bündeln, eine morgens und die andere vielleicht nachmittags. 

7. Stellen Sie sich einen Alarm für wichtige Aufgaben und Meetings.

Wenn Sie vergesslich sind, können Sie von einer Alarmbenachrichtigung wirklich profitieren. Sie erinnert Sie an wichtige Aufgaben und Meetings, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen. Sparen Sie sich die Mühe, auf die Uhr zu starren. Überlassen sie dies der Technik. Hier gibt es eine große Auswahl. Viele Kalender-Apps geben Ihnen die Möglichkeit, Alarmbenachrichtigungen einzurichten und sie können sie sich sogar als SMS senden lassen, wenn Sie möchten!

8. Führen Sie regelmäßige Backups durch, um Katastrophen zu verhindern.

Es gibt nichts Schlimmeres, als seine gesamte Arbeit zu verlieren und von vorne anfangen zu müssen. Viele lernen auf die harte Tour, wie wichtig es ist, regelmäßige Backups durchzuführen, um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Verwaltungsarbeit bei einem Notfall sicher gespeichert ist. Es ist auch ratsam, Kopien Ihrer Backups außerhalb des Bürogebäudes aufzubewahren, falls das Gebäude beispielsweise durch einen Brand beschädigt wird.  Sicher ist sicher! 

9. Vermeiden Sie zeitaufwändige Aktivitäten, die Sie von Ihren Verwaltungsaufgaben ablenken.

Sie wissen sicher selbst, durch welche Aktivitäten Sie sich gern von wichtigen Verwaltungsarbeiten ablenken lassen. Gewöhnlich wird viel Zeit mit Social Media oder ziellosem Internet-Surfen vergeudet, um langweilige Verwaltungsarbeiten zu vermeiden. Versuchen Sie, eine Umgebung zu schaffen, in der es diese Ablenkungen nicht gibt, damit Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und sie garantiert schneller erledigen können. 

10. Nehmen Sie sich jeden Monat einen ganzen Tag für die Buchhaltung Zeit.

Schlechte Buchführung ist einer der Hauptgründe, warum Kleinunternehmen scheitern. Gut geführte und verwaltete Finanzunterlagen können einem Kleinunternehmer das Leben wesentlich erleichtern. Sie machen ihre Steuererklärung nicht nur zum Kinderspiel, sondern halten Ihnen auch das Finanzamt vom Hals und ermöglichen Ihnen darüber hinaus, intelligentere Finanzentscheidungen in Bezug auf Ihr Unternehmen zu treffen. Gibt es während des Monats einen Zeitpunkt, an dem es in Ihrem Unternehmen ruhiger zugeht? Versuchen Sie, einen Tag pro Monat für Ihre Buchhaltung freizuhalten. Dies mag nicht wie ein flotter Verwaltungstipp aussehen, aber was Sie dadurch langfristig an Zeit sparen, ist unglaublich. Darüber hinaus haben Sie immer die Gewissheit, dass Ihre Buchhaltung in Ordnung ist. Es gibt keine schlaflosen Nächte mehr wegen Tabellenkalkulationen und unorganisierten Stapeln von Quittungen auf Ihrem Schreibtisch. 

Gibt es eine andere Lösung?

Natürlich gibt es eine weitere Option für Inhaber kleiner Unternehmen, die keine Zeit für Verwaltungsarbeiten haben. Sie könnten Ihre Verwaltungsarbeit an einen virtuellen Assistenten übergeben und brauchen sich keine Gedanken mehr darüber machen. Unsere externen Assistenten bei SmartPA können bei einer Vielzahl von Aktivitäten einschließlich E-Mail-Verwaltung, Buchhaltung, Transkription und so viel mehr helfen – alles aus der Ferne. 

Holen Sie sich die flexible Unterstützung, die Sie und Ihr Kleinunternehmen brauchen. Kontaktieren Sie uns noch heute. Holen Sie mühelos ein schnelles Angebot für Ihren eigenen virtuellen Assistenten ein und profitieren Sie sofort davon. Jetzt müssen Sie sich nur noch darum sorgen, was Sie mit der zusätzlichen Zeit anfangen sollen.

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